Tuesday, March 7, 2017

Lahti2017 Kisakummin

Toimin Lahti2017 kisoissa kisakummina viiden päivän ajan. Tehtävään haettiin nimella smile in smile out mikä sai heti mielenkiintoni syttymään koska mielestäni joukkotapahtumissa monesti unohtuu ensi- ja loppuvaikutelman tärkeys. Kisakummin tehtävät sjoittuivat kahteen paikkaan kisojen aikana. Tärkeinpänä paikkana toimi pääportin sisäänkäynti, eli olimme sisäänkäynnin jälkeen heti ne henkilöt jotka asiakkaat näkivät saapuessaan sisälle. Toisena paikkana toimi veikkokankkosen portti hämeenlinnantien varrella, sisäänkäyntinä tämä oli hieman pienempi ja hiljaisempi. Tehtävinä oli toivottaa kisavieraat tervetulleiksi kisoihin ja auttaa heitä travittaessa jos jokin paikka oli hukassa. Tärkein tehtävä oli siis olla saatavilla jos joku tarvitsi apua ja myös tarjota apua jos joku näytti siltä. Lapsiperheille jaoimme myös perheenpienimmille suunnattua aarrejahtikarttaa, jotta aika ei lapsilakaan käynyt pitkäksi. Kisakummien tehtäviin kuului niinsanotusti erikoisryhmät eli juurikin lapsiperheet ja esim. pyörätuolissa liikkuvat henkilöt. Pyörätuolilla alueelle saapuvalle annoimme kartan johon oli selkeästi merkitty heille tarpeelliset tiedot ja tarvittaessa lähdimme näyttämään missä jokin paikka sijaitsee.
Kisoihin valmistutuminen tapahtui ensin yleisellä koulutustilausuudella ja sen jälkeen oli vielä ryhmäkohtaiset koulutukset. Yeisessä koulutustilaisuudessa käytiin hieman läpi miten erilaisissa ogelmatinlateissa kuuluu toimia ja käytiin läpi asiakaspalvelua ja kuinka siinä kuuluu toimia. Osallistavana tehtävänä oli myös kisa-sanasto bingo jossa muistuteltiin mieleen yleisimpiä kisoissa ilmeneviä englanninkielen sanoja. Ryhmäkohtaisessa koulutuksessa oli paikalla sekä infon väki, että kisakummit. Meille tärkeintä infoa oli esteettömyyteen liittyvät asiat ja esteettömän henkilön avustaminen ja hänen kanssaa toimiminen. Ryhmäkohtaisessa koulutuksessa kehotettiin myös tutustumaan ennakkoon alueen karttoihin ja Lahti2017 sovellukseen, nän siis tein ja selvitin valmiiksi hieman missä mitäkin on ja mitä kaikke tietoa eripaikoista löytyy. Tärkeää omaan tehtävään liittyen oli tarkastella esteettömyyskarttaa jotta pystyy heitä sitten auttamaan.  Ennen kisoja kävimme myös kävelemässä kisa-alueen läpi jotta paikat ovat tuttuja ja pystymme neuvomaan tai viemään asiakkaita heidän kysymiin paikkoihin.
Tapahtuma tarjosi mielestäni uudenlaisen ja osallistavan oppimisympäristön. Kisoissa ollessani ei oppinut pelkästään omaan tehtävääni liittyviä asiota, vaan myös laajemmin massatapahtumien järjestämisen työllistävyyttä. Tapahtuma todella opetti asiakaspalvelun säässä kuin säässä. Oli mielestäni hienoa nähdä miten tapahtuma sai mukaan temmattua niin monenlaista toimijaa ja tekijää ja kun jokainen kantoi kortensa kekoon syntyi siitä erittäin hieno ja massiivinen tapahtuma.
SWOT Lahti2017 oppimisympäristönä oman oppimisen kannalta

Tapahtuman vahvuutena oli oikeiden asiakaspalvelutöiden tekeminen ja opitun hyödyntämine oikeissa tilanteissa. Oppimisympäristönä kisat mahdollistivat hyvin kielien käytön ja asiakaspalvelun tekemisen myös muilla kielillä. Kisoihin hakiessa pystyi itse valitsemaan mitkä työt kiinnostivat ja sen myötä tehtävät olivat itselle sopivia. Kisa ympäristö myös opetti heittäytyväisyyttä erilaisiin tilanteisiin. Vahvuutena oli myös tilanteen hektisyys, koskaan ei ollut seuraava päivä samanlainen kuin edellinen. 
Heikkouksissa oli suurimpana kun välillä oli liikakin väkeä töissä. Välillä tuntui siltä, että itselle ei jää mitään tehtävää kun on niin paljon muitakin. Toisaalta väkeä myös aina välillä tarvittin paljon joten homma meni kuitenkin tasapainoisesti. Jonkinlaisena heikkoutena oli myös ulkona tehtävä työ. Ulkona 8 tunnin työpäivä tuntui 12 ja välillä se oli hyvinkin raskasta ja saattoi jopa vaikuttaa mielialaan. Mahdollisuuten oli jo edellä mainittu kielien käyttö ja olihan nämä kisat uudenlainen ja uniikki tapahtuma jossa oli hienoa olla mukana. Suurin uhka oli syväjäätyminen pakkasessa, mutta sekin oli vain pukeutumiskysymys. 

SWOT-analyysi Lahti2017 kilpailuista yleiseltä kannalta

Tapahtuman vahvuuksina oli suuri joukko osaavia henkilöitä organisaatiossa. Tapahtumassa vastuutehtävissä toimivilla oli kokemusta tapahtuman järjestämisestä ja se valoi luottamusta siihen, että homma toimii. Vahvuutena oli myös viestintä ulospäin. Infoa oli hyvin saatavilla ja se oli ajankohtaista, myös Lahti2017 app ilmoitti aina tulevista tapahtumista, muutoksista aikataulussa ja muista hyödyllisistä asioista. Suurimpana vahvuutena mielestäni oli kuitenkin vapaaehtoisten hyödyntäminen. Vapaaehtoisia oli paljon ja heidät koulutettiin ja opastettiin heille kuuluviin tehtäviin. Vapaaehtoisten innokkuus myös voimaannutti itse tapahtumaa.
Heikkouksia huomasin itse sisäisessä viestinnässä. Välillä tuli sellainen olo, että kuka hoitaa ja mitä hoitaa. Lopulta kuitenkin kaikki tuli hoidettua joten se ei ollut suuri heikkous. Tekniikka tuotti haastetta Suomen kelien puolesta, meillä loppui maksupäätteistä virta ennen vuoronvaihtoa. Sekään ei niin suuri haitta ollut kun maksupäätteitä ei lopulta tarvittu mutta jos olisi tarvittu nopeasti virtaa ei olisi ollut. Suurena heikkoutena oli lauantai-illan sulloutumis tilanteet joissa ihmisten ohjaaminen väljemmille vesille ei ollut toiminnut lainkaan. Samana päivänä oli myös reklamaatiokanavat asiakkailta hukassa. Itse olisin myös kaivannut vieläenemmän näkyvyyttä ja kisafiilistä kaupungissa. 

Tapahtuman järjestämisestä opin sen, että kaikki ei aina mene niinkuin on suunniteltu mutta aina ne asiat saadaan jotenkin järjestymään. Tärkeintä on kommunikaatio ja avoimuus. Aiempi lause pätee sekä tapahtuman järjestämiseen, että omaan tehtävään. Kun kisakummeilla toimi keskinäinen kommunikaatio, jokainen asikas sai parasta mahdollista palvelua ja kaikki pääsivät tauiolle ja lämmittelemään niin mielikin parani. Täysin syväjäässä on vaikea jaksaa hymyillä :D 
Vaikea on eritellä mitään tiettyä mieleenpainuvaa oppimiskokemusta kisoissa, koko viikko meni niin hulinassa, että mikään tietty ei jäänyt mieleen. Koko kokemus oli niin opettavainen ja oli uskomattoman hienoa saada olla siinä osallisena. 
Mieleenpainuva tapahtuma kisoissa oli kun venezuelan hiihtäjä halusi ensimmäisenä päivänä ensimmäisessä työvuorossa valokuvan kisakummien kanssa. :D 

Miisa Virtanen 




No comments:

Post a Comment