Tuesday, March 21, 2017

Vapaaehtoisena Akkreditointi toimistolla

Akkreditointitoimistolla työskentely oli minulle täysin uusi kokemus ja olin innoissani saamastani mahdollisuudesta osallistua mukaan tähän ainutlaatuiseen tapahtumaan, Lahti2017 MM-kisoihin.Ilmoittauduin vapaaehtoiseksi heti kun se vain oli mahdollista ja kun aloitin opiskelut syksyllä LAMK:ssa, kuulin samalla että kisoihin osallistuminen mahdollistaisi myös opintopisteiden kartuttamisen. Hieno juttu!

Akkreditointitiimi koulutettiin tehtäviin kahtena eri päivänä ja runsas viikko siitä myöhemmin, pääsimme jo tutustumaan akkreditointitoimistoomme, joka sijaitsi Ståhlberginkadulla sijaitsevan koulun juhlasalissa. Akkreditointitoimistolla oli vastaanottopiste erikseen median edustajille, sekä muille akkreditointilupia hakeville. Akkreditointi itsessään tapahtui niin, että itse lupa oli pitänyt anoa jo hyvissä ajoin etukäteen sähköisesti ja varsinaiselta toimistolta noudettiin kulkulupa fyysisesti henkilöllisyystodistusta esittämällä.


Ilmoittautumispisteellä tarkistettiin henkilöllisyyden lisäksi myös mahdollisen valokuvan sopivuus akkreditointikorttiin. Usein kävi niin, että kuva jouduttiin ottamaan paikan päällä uudestaan, koska etukäteen toimitettu kuva oli joko väärin päin liitetty, tai kasvot eivät olleet tunnistettavissa jotenkin muuten.

Valokuvaus hoidettiin iPhone puhelimen kameralla ja siihen liittyvän sovelluksen avulla, kuva siirtyi näppärästi sähköiselle akkreditointikortille. Tämän jälkeen henkilö lähetettiinkin sitten toiselle puolelle salia, jossa varsinainen akkreditointikortti tulostettiin ja laminoitiin. Työskentelin itse tällä puolella päivittäin, koska pidin siitä että tulostuspuolella oli usein kiireisempää. Ketjun viimeisessä päässä asiakkaat myös kyselivät paljon käytännön asioita, mm. bussiaikatauluista, kartoista, pysäköintipaikoista ja ohjelma-aikatauluista. Meillä kävi myös päivittäin kansainvälisiä urheilijoita, jotka tiedustelivat shuttle bus aikataulua kisa-alueelta Vierumäelle.

Haastavinta työssäni oli se, että usein akkreditointikorttia hakevat halusivat tietää mihin kaikkialle heidän kulkuluvallaan pääsee ja tiedon saatuaan he alkoivat penäämään lisää oikeuksia, jos tiesivät esim. että kokouspaikka oli siirtynyt aiemmin sovitusta uuteen paikkaan, mihin heillä ei olisi tällä hetkellä pääsyä. Usein oikeuksia olikin heille myönnetty liian vähän (koska uusista muutoksista ei ollut tiedotettu) ja korttiin haettiin akkreditointivastaavilta lisää oikeuksia. Tämä hieman hidasti prosessia ja aiheutti ajoittain ruuhkaa työskentelypisteelle. Myös pysäköintiluvat oli kysyttyjä ja jos niitä ei oltu etukäteen tilattu, oli mahdotonta saada niitä enää noutopäivänäkään. Kaiken kaikkiaan tunnelma toimistolla oli kuitenkin rento ja ihmiset olivat hyvällä tuulella. Akkreditointi-toimistomme oli varustettu kahdella suurella televisiolla, josta kisoja pääsi seuraamaan reaali-aikaisesti. Mitali taistelujen loppu huipennuksissa, oli usein tunnelma katossa.

Hienointa työssäni oli upeat tiimitoverit ja saumaton yhteistyö. Kaikki olivat todella ahkeria ja reippaita asiakaspalvelijoita! Asiakkaat olivat myös todella mukavia, vaikka teknisiltä ongelmiltakaan ei aina vältytty.


Kehittämisen aiheita löydän etenkin tiedottamisen osalta, joka koski vapaaehtoisia. Vaatteiden osalta palautusmahdollisuudesta ei koskaan tiedotettu mitään, joten ne jäi nyt omaan käyttöön. Lisäksi vapaaehtoisten kiitosjuhla sai varmaan aika vähän osallistujia, koska ainoa tiedottaminen asiasta oli akkreditointilupaa noutaessa. Mitään kirjallista materiaalia ei tästä kenellekään jäänyt, joten kuinka moni edes muisti päätösjuhlaa, kun kisat olivat ohi?

Kokonaisuutena itse kisoista ja työskentelystä akkreditointipisteellä jäi todella hyvät muistot. Vapaaehtoistyöstä sai hyvän mielen ja osallistun varmasti jatkossakin muihin urheilutapahtumiin.

No comments:

Post a Comment