Friday, March 3, 2017

Vierumäen akkreditointi, Lahti 2017

Hei!

Tarinani Lahden MM-hiihdoissa sai alkunsa syksyllä 2016, kun sain kuulla mahdollisuudesta saada opintopisteitä ja hieman käytännöllisempää toimintaa kevääseeni osallistumalla vapaaehtoiseksi 2017 kevään kisoissa. Tammikuun puolen välin paikkeilla sain kuulla päässeeni osaksi Vierumäen akkreditointitoimistolle töhin.
Saadessani kuulla vapaaehtoiseksi pääsystä oli ensimmäinen viimeistelyleiri päivä jo täynnä ilmoittautuneista, joten päädyin lauantaina 28. tammikuuta suurhalliin kuuntelemaan yleistä tietoa tulevista kisoista ja vapaaehtoisille elintärkeistä vinkeistä muun muassa asiakaspalveluun ja yleisen tunnelman luontiin. Yleisen osuuden jälkeen siirryimme Ståhlbergin kadulle Salpauksen tiloihin akkreditoinnin tilaisuuteen, jossa kävimme yksityiskohtaisesti läpi mahdollisia tilanteita joita mahdollisesti voisi työskentelyssä tulla eteen. 

Akkreditionti tarkoittaa ainakin tässä yhteydessä henkilöiden valtuuttamista tietyille kisakylän alueille ja pisteille, sekä tiettyjen oikeuksien antamista kyseiselle henkilölle. Akkreditoinnissa siis käytännössä huolehdimme kaikkien kisojen henkilöiden kulkuluvista alueille eli läpyskästä, joka kulki esimerkiksi jokaisen vapaaehtoisen kaulassa kisojen ajan. Akkreditointipisteitä kisoissa oli kaksin kappalein, yksi Lahden keskustassa Ståhlbergin kadulla ja toinen Vierumäen Scandicissa. Lahden keskustan toimisto keskittyi lähinnä kisoissa työskentelevän henkilöstön, median, kisa-alueen yrityksien ja huoltohenkilöstön kulkulupiin. "Athletes village:ksi" nimetyssä Vierumäessä kulkulupia vastaanottivat puolestaan lähinnä joukkueiden henkilöt eli urheilijat, valmentajat ja joukkueiden taustahenkilöt. 

Työtehtäväni voisi tiivistää hyvin lyhyesti kahteen sanaan: kulkulupien jako. Kuitenkin jos hieman tarkemmin työtehtäviä avaa niin henkilön saapuessa työpisteelle niin, ensin tarkistimme henkilön henkilöllisyyden ja haimme hänen profiilinsa FIS:in Lahti 2017-tietokannasta. Jos profiilia ei löytynyt tai se oli puuttellinen oli selvitettävä, oliko henkilö oikeutettu akkreditointii vai ei ja mahdollisesti täydennettiin henkilön profiilia esimerkiksi kuvalla tai luotiin profiili alusta alkaen. Tämän jälkeen tulostimme ja laminoimme kulkuluvan ja otimme henkilöltä allekirjoituksen vahvitukseksi, että kyseinen henkilö on vastaanottanut kulkuluvan. Kulkuluvan skannauksen jälkeen sai asiakas kulkuluvan ja seuraava asiakas pääsi asioimaan kanssamme.

Päivät erosivat huomattavasti toisistaan työpisteellämme, ensimmäinen työpäiväni juuri ennen akkreditoinnin alkua oli erityisen kiireinen kun yritimme helpottaa ensimmäisten päivien ruuhkaa valmistemalla mahdollisimman monta kulkulupaa etukäteen noudettavaksi ja onnistuimmekin oikein hyvin. Tästä huolimatta ensimmäiset päivät juuri ennen kisojen alkua urheilijoiden alkaessa saapua Vierumäelle olivat kovin kiireisiä ja hengähdystauot olivat vähissä. Suurin osa työvuoroistani oli kisojen toisella viikolla, jolloin vähintäänkin 90% kulkuluvista oli jo jaettu. Tämä tarkoitti siis, sitä että jäi hyvin aikaa seurata kisoja toimistomme televisiosta. Kyseisellä viikolla satunnaisen akkreditointitehtävien lisäksi aika meni pääasiassa ihmisten ohjaamiseen kuljetustoiminnon puoleen ja yleiseen kisatunnelman aistimiseen. Työskentely tapahtui lähes poikkeuksetta englannin kielellä, sillä Vierumäellä majoittuneista valtaosa oli ulkomaisia urheilijoita ja heidän taustajoukkojaan. Kultturien erot huomasi myös oikein selvästi, sillä keski-eurooppalaiset ja kauempaa tulleet urheilijat olivat huomattavan taitavia yrittäessä taivuttaa sääntöjä ja yrittäessään saada lisäakkreditointeja tai pysäköintilupia. 

Vierumäellä toimistomme sijaitsi tosiaan Scandicin tiloissa yhdessä Majoitus-, kisaisäntä-, ja kuljetustoimistojen kanssa samassa Juhlasali Taigassa. Työporukkamme oli nuori ja huokui kansainvälistä henkeä. Akkreditointitoimiston väki nimittäin koostui kokonaan Haaga-Helian urheiluohjaaja opiskelijoista, joista muutamaa poikkeuksetta puhui äidinkielenään muuta kuin suomen kieltä. Ymmärtääkseni minut otettiin vahvistamaan suomen ja ruotsin kielistä osaamista ja edustamaan Lahden Ammattikorkeakoulua Vierumäelle. 

Vahvuuksiani akkreditointitoimessa oli pitkä pinna ja kärsivällisyys. Asioiden selvittäminen ja selittäminen vieraalla kielellä olisi voinut saada hieman heikkohermoisemman raivon partaalle ja hermostumaan. Pitäisin vahvuutetani myös kielitaitoa, hieman ruosteinen englantini harjaantui selvästi ja jo toisena päivänä sain kommunikoitua lähes äidinkielenlaisesti. Ruotsin vieraita osasin palvella myös heidän äidinkielellään ja Saksalaisten kanssa osasin avustavista puhella ja selvitellä asioita. Heikkouksinani voisin pitää vähäistä tiedon määrääni asioista liittyen akkreditointioikeuksiin. Johtuen vähäisestä tiedon ja menettelytapojen tiedosta sain olla jokaisessa hieman vaativammassa tapauksessa joko esimieheni puheilla tai puhelimessa selvittämässä oikeaa ratkaisua tilanteeseen. 
Mahdollisuuksia työssä oli lähinnä kielitaidon ja asiakaspalvelutaidon kehittämisessä. Näitä mahdollisuuksia hyödynsin ja huomasin, kuinka sain juuri esimerkiksi asiakaspalveluani rennommaksi ja vähemmän väkinäisen oloiseksi kisojen edetessä. 

Mieleenpainuvia kokemuksia oli monia, nautin erityisesti urheilijoiden ja valmentajien kanssa juttelemisesta. Ympärilläni pyöri ja juttelin vanhojen sankareideni kanssa, joita tuli tarkkaan seurattua mäkihypyn ja yhdistetyn suuruuden päivänä. Erityisesti kuitenkin jäi mieleen miesten 15 kilometrin perinteisen hiihtokisan jälkeinen kultamitalisankarin saapuminen Vierumäelle, kun jokainen oli onnittelemassa palkintoseremoniaan kiirehtävää urheilijaa. 

Kisoissa on tätä tekstiä kirjoittaessa enää neljä päivää jäljessä ja vaikuttaa, ettei akkreditointipisteellä enää tarvitse kovin työskennellä kun urheilijat ovat oppineet kuljetustoimiston sijainnin ja uusia urheilijoita ei enää saavu. Edessä on itsellä kuitenkin vielä yksi työvuoro Vierumäen kansainvälisessä tunnelmassa ja tämän jälkeen on vuoroni olla itse katselemassa kisoja.

No comments:

Post a Comment